Unit Sistem Manajemen Mutu dan Internal Audit (SPM&IA) menjamin tercapainya tujuan dan sasaran mutu yang mengacu pada kebijakan mutu untuk melihat efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu. Serta menunjukkan kemampuan Institut Teknologi Telkom Surabaya secara konsisten menghasilkan pendidikan yang memenuhi kebutuhan pelanggan, karyawan, dosen, pimpinan dengan merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan mutu penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi yang meliputi layanan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat secara berkelanjutan.

ITTelkom Surabaya menerapkan sistem penjaminan mutu yang mencakup Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) sebagai upaya untuk peningkatan mutu secara berkelanjutan (continuous improvement). SPMI dan SPME di ITTelkom Surabaya di terapkan secara konvergen dengan tujuan untuk mewujudkan visi dan misi Insitusi, serta memenuhi kebutuhan stakeholder dalam penyelenggaraan tridharma. Lingkup penjaminan mutu di ITTelkom Surabaya mencakup bidang akademik dan non akademik.

Penanggung jawab sistem penjaminan mutu di ITTelkom Surabaya adalah Satuan Penjaminan Mutu dan Internal Audit (SPMIA) yang telah ditetapkan berdasarkan SK Rektor ITTelkom Surabaya Nomor REK. 016/SPI4/WRII/I/2019. Struktur organisasi dari SPMIA dapat dilihat pada gambar xx. Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Bagian SPMIA dibantu oleh:

  • Urusan Akademik, yang bertugas membantu terlaksana SPMI pada bidang akademik yang meliputi pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama.
  • Urusan non Akademik, yang bertugas untuk membantu pelaksanaan SPMI pada bidang selain akademik yang meliputi sumber daya manusia, keuangan, sarana dan prasarana, kemahasiswaan, dan admisi.
  • Tim Internal Audit, bertugas untuk mengukur capaian dari setiap unit dan program studi terhadap standar pendidikan tinggi yang telah ditetapkan.
  • GKM Unit, membantu SPMIA untuk menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu pada tingkat unit di ITTelkom Surabaya.
  • GKM Fakultas, membantu SPMIA untuk menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu pada tingkat fakultas di ITTelkom Surabaya.

SPMI merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi yang dilaksanakan secara internal oleh ITTelkom Surabaya secara otonom dengan tuuan untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Dokumen SPMI di ITTelkom Surabaya terdiri dari:

  1. Kebijakan Mutu

Dokumen kebijakan mutu telah ditetapkan dengan kode dokumen REK-SPMIA-DOK-02. Kebijakan mutu merupakan dokumen yang berisi garis besar dari rancangan dan implementasi SPMI di ITTelkom Surabaya dengan tujuan untuk mewujudkan budaya mutu. Komitmen dalam penerapan budaya mutu diwujudkan dalam pernyataan kebijakan mutu, yang berisikan:

  1. Mematuhi dan menjamin standar mutu yang ditetapkan oleh SPMI ITTelkom
    Surabaya sesuai dengan visi dan misi, baik pada aspek akademik dan
    pendukung lainnya.
  2. Melakukan transparansi evaluasi dan peningkatan mutu secara
  3. Memastikan kebijakan mutu dimengerti dan dilaksanakan oleh seluruh unit
    dilingkungan ITTelkom Surabaya.
  4. Manual Mutu

Dokumen manual mutu merupakan petunjuk untuk menerapkan siklus PPEPP di ITTelkom Surabaya. Siklus PPEPP terdiri dari penetapan standar pendidikan tinggi, pelaksanaan standar pendidikan tinggi, evaluasi capaian terhadap standar pendidikan tinggi, pengendalian capaian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi. Dokumen manual mutu telah ditetapkan dengan kode dokumen REK-SPMIA-DOK-02.

  1. Standar Pendidikan Tinggi

Dokumen standar pendidikan tinggi merupakan dokumen yang berisikan sasaran mutu atau indikator dalam penyelenggaraan kegiatan akademik dan non akademik di ITTelkom Surabaya. Sasaran mutu tersebut merupakan indikator yang harus dipenuhi oleh unit maupun program studi. ITTelkom Surabaya saat ini telah memiliki 30 dokumen standar yang dapat dilihat pada gambar xx.  Tiga puluh dokumen tersebut terdiri dari 24 standar nasional pendidikan tinggi dan 6 standar tambahan. Dasar yang digunakan dalam penyusunan dokumen standar adalah Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Matrik Penilaian Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi yang telah dikeluarkan oleh BAN-PT, Renstra DHE YPT, Renip dan Renstra Institusi.

  1. Formulir

Dokumen formulir merupakan instrumen yang digunakan untuk mencatat informasi atau kegiatan pelaksanaan dari Standar Pendidikan Tinggi. Daftar formulir ITTelkom Surabaya dapat dilihat di https://spmia.ittelkom-sby.ac.id/dokumen-sop/.

SPMI di ITTelkom Surabaya dilaksanakan sesuai dengan siklus PPEPP yang terdiri:

  1. Penetapan

Tahap penetapan bertujuan untuk merumuskan dan menetapkan standar pendidikan tinggi. Standar pendidikan tinggi disusun oleh SPMIA bersama dengan unit yang terkait, draft standar pendidikan tinggi tersebut kemudian dipresentasikan kepada Senat, dan selanjutnya dilakukan persetujuan oleh Rektor.

  1. Pelaksanaan

Pelaksanaan merupakan tahap untuk melaksanakan standar pendidikan tinggi oleh unit yang terkait, program studi, maupun fakultas. Pelaksanaan dari standar pendidikan tinggi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat. Dan direkap pada dokumen formulir. Daftar prosedur dan formulir dapat dilihat pada https://spmia.ittelkom-sby.ac.id/dokumen-sop/.

  1. Evaluasi

Evaluasi merupakan kegiatan untuk mengukur capaian unit, program studi, dan fakultas terhadap standar pendidikan tinggi yang telah ditetapkan. Kegiatan pengukuran ini dilakukan melalui Audit Mutu Internal (AMI) yang dilakukan enam bulan sekali. Hasil dari AMI akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

  1. Pengendalian

Pengendalian merupakan kegiatan untuk mengendalikan agar setiap unit, program studi, dan fakultas dapat mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam standar pendidikan tinggi. Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap penyebab ketidatercapaian selama pelaksanaan standar, serta dilakukan pembahasan terhadap tindak lanjut yang akan dilaksanakan. Dasar dari kegiatan pengendalian adalah laporan AMI dan kuesioner kepuasan pelanggan.

  1. Peningkatan

Peningkatan adalah tahap untuk meningkatkan sasaran mutu yang telah berhasil dicapai dengan baik. Adapun sasaran mutu yang belum tercapai maka harus dijalankan tindak lanjut yang telah ditentukan dalam pengendalian. Proses peningkatan dilakukan dengan berdasarkan hasil laporan RTM, renstra Institusi serta sumber daya yang tersedia di ITTelkom Surabaya. Setelah dilakukan peningkatan tahap berikutnya adalah kembali pada siklus awal yaitu penetapan. Siklus PPEPP akan terus berulang guna mewujudkan perbaikan berkelanjutan di ITTelkom Surabaya.

       Siklus PPEPP